Das Geldwäschegesetz richtet sich nicht mehr nur an Banken. Unternehmen unterschiedlichster Branchen müssen Schutzvorkehrungen gegen Geldwäschehandlungen in ihrem Unternehmen vorhalten und unterliegen mit diesen Maßnahmen der Kontrolle einer Aufsichtsbehörde.
Verpflichtet nach dem Geldwäschegesetz sind:
Der Umfang der zu beachtenden Pflichten variiert erheblich. Er ist abhängig davon, um was für ein Unternehmen es sich handelt (z.B. Güterhändler haben andere Pflichten als Kreditinstitute), aber immer auch von der konkreten Risikosituation im Unternehmen. Um ein Geldwäscherisikomanagement gesetzeskonform aufzubauen und so zuzuschneiden, dass die praktischen Bedürfnisse aus dem Tagesgeschäft berücksichtigt werden, bedarf es genauer Kenntnis der bestehenden Pflichten und der Erwartungshaltungen der Aufsichtsbehörden.
Wir empfehlen Ihnen unseren Quickcheck Geldwäschegesetz. Über eine Checkliste geben wir Ihnen eine Indikation, ob Ihr Unternehmen zu den Verpflichteten gehört und zeigen Ihnen, welche Vorschriften für Ihre Geschäftstätigkeit besonders relevant sind.
Das Geldwäschegesetz folgt dem risikobasierten Ansatz. Anstelle starrer unflexibler Pflichten, die im Zweifel den Geschäftsbetrieb unangemessen erschweren, sollen unternehmensspezifische Maßnahmen treten, die dem individuellen Risiko Rechnung tragen.
Risikoanalyse
Die unternehmensspezifische Risikoanalyse ist das Herzstück der Geldwäscheprävention eines jeden Unternehmens und längst nicht mehr nur ein Thema für Kreditinstitute oder die Finanzbranche. Auch für die Unternehmen der Realwirtschaft besteht größtenteils eine gesetzliche Pflicht, eine Geldwäscherisikoanalyse zu erstellen.
Bereits seit 2008 verfolgt das Geldwäschegesetz den sog. risikobasierten Ansatz. Das bedeutet, dass anstelle starrer unflexibler Pflichten, die im Zweifel den Geschäftsbetrieb unerfreulich erschweren, unternehmensspezifische Maßnahmen treten sollen, die dem individuellen Risiko Rechnung tragen und im Ergebnis nur dort umfangreichen Aufwand bedeuten, wo auch ein entsprechend hohes Risiko festgestellt wurde.
Der Gesetzgeber gibt also letztlich den Unternehmen die Freiheit, ihr Risikomanagement zur Verhinderung von Geldwäsche individuell zu gestalten. Damit das gelingen kann, ohne gesetzliche Regelungen zu verletzen, bedarf es einer sorgfältigen unternehmensspezifischen Risikoanalyse und individueller Sicherungsmaßnahmen, die sich aus der Risikoanalyse ableiten.
Da das Gesetz leider keine Detailvorgaben macht, wie die Risikoanalyse auszugestalten ist, ist es an dieser Stelle unerlässlich, die Verwaltungspraxis der zuständigen Aufsichtsbehörde zu kennen. Die Aufsichtsbehörde kann jederzeit Einsicht in die Risikoanalyse nehmen und bei geprüften Unternehmen betrachtet auch der Jahresabschlussprüfer die Inhalte und Qualität der Risikoanalyse.
Wir können Sie mit vielschichtiger Praxiserfahrung dabei unterstützen, eine Risikoanalyse, die der Verwaltungspraxis Ihrer Aufsichtsbehörde entspricht, zu erstellen. Im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten schöpfen wir den geltenden Verhältnismäßigkeitsgrundsatz für Sie aus und entwickeln mit Ihnen ein Fachkonzept, das zu Ihrem Unternehmen passt. Mit einer maßgeschneiderten Risikoanalyse identifizieren Sie Ihre unternehmensspezifischen Risiken und managen diese zielgerichtet. So entsteht ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Interne Sicherungsmaßnahmen
Wenn Sie für Ihr Unternehmen interne Sicherungsmaßnahmen herleiten, wie es der Gesetzgeber von Ihnen verlangt, so bedeute das, dass Sie überlegen müssen, durch welche Arbeitsschritte Sie im Rahmen Ihres Geschäftsmodells verhindern können, dass Ihr Unternehmen zu Zwecken der Geldwäsche missbraucht wird. Dazu gehört die ordnungsgemäße Erledigung der Kundensorgfaltspflichten (Link zu KYC), damit Sie immer wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Sie müssen auch wissen, wer Ihre Mitarbeiter sind und ob diese tatsächlich die Gewähr dafür bieten, dass sie sich nicht an Geldwäschestraftaten beteiligen (Zuverlässigkeitsprüfung). In Ihrem Unternehmen muss ein Verdachtsmeldeprozess eingerichtet sein, damit jeder Mitarbeiter, der eine auffällige Beobachtung macht, sich sofort darum kümmert, diese Information an den Geldwäschebeauftragten / Geldwäscheverantwortlichen weiterzugeben, der dann mit seinem Fachwissen entscheidet, ob dieser Sachverhalt als Verdachtsmeldung an die FIU zu leiten ist. Mitarbeiter können nur dann Auffälligkeiten im Tagesgeschäft feststellen, wenn sie die aktuellen Typologien und Methoden der Geldwäsche überhaupt kennen. So ist es verpflichtend, dass im Unternehmen ein Schulungsprozess eingerichtet ist, der sicherstellt, dass neu eingestellte Mitarbeiter sofort und alle anderen regelmäßig wiederholend geschult werden. Informationen und Dokumente, die im Rahmen des KYC-Verfahrens eingeholt wurden, müssen in bestimmter Qualität aufgezeichnet und für eine bestimmte Dauer aufbewahrt werden.
Je nach Art und Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit variieren die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen in ihrer konkreten Ausgestaltung. Hier zeigt sich, wie Risikoanalyse und Sicherungsmaßnahmen untrennbar zusammenhängen. Je dezidierter die Risikoanalyse, desto spezifischer können die gesetzlichen Anforderungen der konkreten Situation im Unternehmen angepasst werden. Der risikobasierte Ansatz erlaubt es, im Ergebnis nur dort umfangreichen Aufwand vorzusehen, wo auch ein entsprechend hohes Risiko festgestellt wurde. Gesetz und Aufsicht erlauben Abschichtungen im Umfang ausdrücklich, allerdings nur dort, wo zuvor das individuelle Risiko identifiziert und bewertet wurde.
Wenn Sie schon in der Vergangenheit zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz gehörten, lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die Sicherungsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen werfen. Wir möchten mit Ihnen gemeinsam erreichen, dass Sie die Anforderung des Gesetzes und der Aufsichtsbehörde erfüllen und gleichzeitig dort, wo Erleichterungsmöglichkeiten bestehen, diese nutzen, um die Prozesse effizient zu halten, ohne das Schutzniveau zu reduzieren. Wir möchten sicherstellen, dass Ihre Sicherungsmaßnahmen den aktuellen Stand der Gesetzgebung entsprechen und können uns gerne im Rahmen eines Health-Checks speziell auf die Anforderungen der Neufassung des GwG konzentrieren.
Für eine Vielzahl von Unternehmen besteht kraft Gesetzes die Verpflichtung, einen Geldwäschebeauftragten und einen Stellvertreter zu bestellen. Auch die Aufsicht kann die Bestellung anordnen.
Damit der Geldwäschebeauftragte seiner Verantwortung für das Geldwäscherisikomanagement effektiv nachkommen kann, hat er kraft Gesetzes eine besondere Stellung im Unternehmen und ist mit besonderen Befugnissen ausgestattet. Um die für eine effektive Geldwäscheprävention notwendige Unabhängigkeit des Geldwäschebeauftragten zu gewährleisten, hat er auch einen besonderen Kündigungsschutz und ist in Entscheidungen über die Abgabe einer Geldwäscheverdachtsmeldung weisungsfrei, auch gegenüber der Geschäftsleitung.
Demgegenüber stehen aber auch besondere persönliche Verantwortlichkeiten des Geldwäschebeauftragten. Zum Beispiel kann den Geldwäschebeauftragten persönlich ein Bußgeld treffen, wenn er im Rahmen seiner Funktion der Pflicht zur Erstattung von Geldwäscheverdachtsmeldungen nicht oder zu spät nachkommt.
Es ist auch möglich die Geldwäschebeauftragtenfunktion auf einen externen Rechtsanwalt auszulagern. Der besondere Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass es nicht notwendig ist, dass erforderliche Expertenwissen im Unternehmen aufzubauen und damit Mitarbeiterkapazitäten zu binden. Der externe Geldwäschebeauftragte bringt das Knowhow bereits mit und kann Ihr spezifisches Risikomanagement mit langjähriger, branchenübergreifender Praxiserfahrung optimieren.
.Der Geldwäschebeauftragte ist im Unternehmen für die Einhaltung aller geldwäscherelevanten Regularien verantwortlich, weswegen die zuständige Aufsichtsbehörde regelmäßig auch eine spezialisierte Fachexpertise auf dem Gebiet der Geldwäscheprävention von ihm erwartet. Die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten muss daher auch vorab der Aufsichtsbehörde angezeigt werden, sie hat das Recht einer Bestellung zu widersprechen, wenn die bestellte Person aus Sicht der Aufsicht nicht die notwendige Zuverlässigkeit oder Qualifikation aufweist.
Kenne Deinen Kunden! Das Geldwäschegesetz regelt sehr detailliert, welche Informationen über einen neuen Kunden einzuholen sind, bevor das erste Geschäft gemacht wird.
Im Tagesgeschäft erinnert die Geldwäscheprävention an die berühmte Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen. Selbstverständlich ist erstmal davon auszugehen, dass die allermeisten Wirtschaftsteilnehmer legale Geschäfte machen und integere Vertragspartner sind. Um aber zu verhindern, dass Kriminelle ihre Erträge aus illegalen Geschäften als scheinbar legale Wirtschaftsunternehmen in den legalen Wirtschaftskreislauf einschleusen und in der Folge die Spur des Geldes so verschleiern, verlangt das Geldwäschegesetz, dass alle Verpflichteten ihre Kunden bestmöglich kennen und macht dazu Vorgaben. Die Geldwäscheprävention soll verhindern, dass die illegal erwirtschafteten Erträge dauerhaft dem Zugriff der Strafverfolgungsbehörden entzogen werden.
Vor Beginn einer Geschäftsbeziehung sind daher in Abhängigkeit vom individuellen Risiko, allgemeine, verstärkte oder vereinfachte Kundensorgfaltspflichten anzuwenden. Das gesamte Verfahren zur Erledigung dieser Pflichten nennt man Know-Your-Customer-Prozess (KYC-Prozess).
Zunächst sind alle Kunden zu identifizieren. Anhand von Legitimationsunterlagen, die eine bestimmte Qualität haben müssen, muss dabei genau geprüft werden, mit wem der Vertrag geschlossen wird. In gleicher Art ist zusätzlich die Identität der Person zu prüfen, die beim Abschluss des Vertrages als Handelnder auftritt. Das ist vor allem bei Vertragsschlüssen mit juristischen Personen / Personengesellschaften relevant für die immer ein Vertreter auftritt.
Um frühzeitig erkennen zu können, ob ein Kunde sich auffällig verhält, besteht die Verpflichtung, abzuklären in welcher Art und zu welchem Zweck ein neuer Kunde die Geschäftsbeziehung nutzen will. Nur so kann beobachtet werden, ob das tatsächliche Verhalten dem widerspricht, was bei dem mitgeteilten Zweck zu erwarten gewesen wäre. Eine solche Beobachtung kann ein erster Indikator für einen Geldwäscheverdacht sein.
Das wichtigste und zugleich schwierigste Element des KYC-Prozesses ist die Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten. Das ist diejenige natürliche Person, auf deren Veranlassung das Geschäft letztlich initiiert wird bzw. diejenige natürliche Person, die mit Eigentümer- oder kontrollierender Stellung am Ende der Eigentümerkette eines Firmengeflechts steht. Untersuchungen des Bundeskriminalamtes und Studien internationaler Organisationen zur Geldwäschebekämpfung (z.B. FATF – Financial Action Task Force) zeigen, dass das Verstecken der in illegale Machenschaften verwickelten Hintermännern in komplexen Schachtelstrukturen ein verbreitetes Mittel zur möglichst unauffälligen Abwicklung von Geldwäschetransaktionen ist. Der Gesetzgeber erwartet daher an dieser Stelle von den Verpflichteten, dass sie sich nicht nur auf die Angaben ihrer eigenen Kunden verlassen, sondern eigene Ermittlungen zur Feststellung der Eigentümer- und Kontrollstruktur vornehmen und die Ergebnisse mit den Angaben im Transparenzregister abgleichen.
Gelingt es nicht, den wirtschaftlich Berechtigen zu ermitteln, kann unter Umständen die Erfassung eines fiktiven wirtschaftlich Berechtigten erforderlich sein.
Schließlich ist zu ergründen, ob es sich bei dem Kunden selbst oder bei seinem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt. Kundenbeziehungen zu PEP´s sind ausnahmslos verstärkten Sorgfaltspflichten zu unterziehen. In diesem Fall ist immer die Herkunft der im Rahmen der Geschäftsbeziehung eingesetzten Vermögenswerte abzuklären.
Verstärkte Sorgfaltspflichten werden auch erwartet, wenn ein Kunde oder sein wirtschaftlich Berechtigter in einem Land mit hohem Geldwäscherisiko ansässig ist oder ein Hochrisikoland involviert ist. Die Länder werden durch eine Liste der EU-Kommission bestimmt, zusätzlich kann abhängig vom konkreten Geschäftsmodell ergänzend eine eigene Risikobewertung beim Verpflichteten angezeigt sein.
Das Gesetz kennt aber auch vereinfachte Sorgfaltspflichten, die in Fällen von niedrigem Risiko zur Anwendung kommen können. Sie bedeuten Erleichterungen vor allem bei den formalen Anforderungen. So kann beispielsweise bei der Person, die als Handelnder bei Abschluss des Vertrages auftritt, auf die Vorlage eines Personalausweises im Original verzichtet werden und stattdessen nur eine einfache Kopie verwendet werden. Voraussetzung dafür, dass die Aufsicht die Anwendung von vereinfachten Sorgfaltspflichten als ausreichend anerkennt, ist jedoch eine fundierte Risikoanalyse aus der transparent ableitbar ist, warum bestimmte Geschäftsbeziehungen nur ein niedriges Risiko haben.
Haben Sie Anhaltspunkte für eine illegale oder kriminelle Herkunft von Vermögenswerten? Ein solcher Sachverhalt ist unverzüglich der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen "Financial Intelligence Unit" (FIU) zu melden.
Seit Juni 2017 ist die beim Zoll eingerichtete FIU (Financial Intelligence Unit) Zentralstelle für die Entgegennahme von Geldwäscheverdachtsmeldungen in Deutschland. Die FIU ist eine administrative Behörde und keine Strafverfolgungsbehörde. Sie versteht sich als Informationsknotenpunkt und unterzieht alle bundesweit abgegebenen Verdachtsmeldungen einer Analyse. Die von ihr als relevant eingestuften Meldungen leitet sie an die zuständige Strafverfolgungsbehörde weiter.
Die Meldungen erhält die FIU von allen Unternehmen, die zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz zählen. 77.252 Meldungen waren es im Jahr 2018.
Alle Verpflichteten, egal in welchem Umfang sie zu einem Risikomanagement angehalten sind, müssen sicherstellen, dass sie Tatsachen, die auf geldwäscherelvante Vorgänge hindeuten, erkennen und müssen diese unverzüglich in einem eigens geregelten Verfahren (Go AML) an die FIU melden. Diese gewerberechtliche Verpflichtung resultiert unmittelbar aus dem Geldwäschegesetz. Sie gilt unabhängig von der Höhe des Geschäfts (kein Schwellenwert!) und der Zahlungsart (auch unbar!).
Die Voraussetzungen für das Auslösen der Meldepflicht sind sehr niedrig. Es muss keinesfalls eine gesicherte Überzeugung vorliegen, dass die eingesetzten Vermögensgegenstände aus einer Straftat stammen. Das Vorliegen von Anhaltspunkten, die bei sorgfältiger Betrachtung durch einen geschulten Geldwäscheverantwortlichen Zweifel an der legalen Herkunft entstehen lassen, genügen bereits, um die Verdachtsmeldepflicht auszulösen.
Da die Nichtabgabe, die nicht rechtzeitig Abgabe und die nicht vollständige Abgabe einer Verdachtsmeldung bußgeldbewehrt sind, sollte auf die Organisation des Verdachtsmeldeprozesses ein besonderes Augenmerk gelegt werden.
Auch eine persönliche Haftung des Geldwäschebeauftragten ist denkbar, da er für die Steuerung des Verdachtsmeldeprozesses kraft Gesetzes verantwortlich ist. Klar definierte Zuständigkeiten und Kommunikationswege sind unerlässlich für eine effizienten Prozess, der den gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen genügt.
Vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße gegen das Geldwäschegesetz können mit empfindlichen Geldbußen geahndet und öffentlich gemacht werden ("Naming and Shaming").
Nachdem erst im Rahmen der letzten Novelle des Geldwäschegesetzes im Jahr 2017 der Katalog der Bußgeldtatbestände auf 64 Ordnungswidrigkeitentatbestände (nach alter Rechtslage 17) erweitert wurde, besteht ab 01.01.2010 mit nunmehr 81 Tatbeständen die Möglichkeit, verpflichtete Unternehmen wegen eines vorsätzlichen oder eines leichtfertig begangenen Verstoßes gegen Pflichten nach dem GwG mit einer Geldbuße bis zu einer Million Euro zu ahnden. Handelt es sich um einen schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstoß eines Finanzdienstleistungsinstituts liegt die obere Grenze des Bußgeldrahmens sogar bei fünf Million Euro, bzw. 10% des Gesamtumsatzes, den das Unternehmen, in dem der Entscheidung vorausgegangenen Geschäftsjahr, erzielt hat.
Nahezu die Hälfte der Tatbestände befasst sich allein mit der ordnungsgemäßen Erfüllung der einzelnen Bestandteile der Know-Your-Customer-Pflichten, wodurch einmal mehr verdeutlicht wird, dass die kundenbezogenen Sorgfaltspflichten (KYC) das Kernelement der Geldwäscheprävention darstellen. Die exakte Beachtung dieses Pflichtenkataloges wertet der Gesetzgeber so hoch, dass schon die nicht richtige oder nicht vollständige Erfüllung einen Bußgeldtatbestand erfüllen kann.
Ebenso werden aber auch organisatorische Versäumnisse geahndet, wie z.B. das Versäumnis der Bestellung eines Geldwäschebeauftragten oder das Fehlen einer Risikoanalyse.
Neben den materiellen Auswirkungen eines Bußgeldes ist zu bedenken, dass ein solches auch einen empfindlichen Reputationsschaden für das betroffene Unternehmen bedeuten kann. Die Aufsicht ist berechtigt, bestandskräftige Entscheidungen zu veröffentlichen(„naming and shaming“), womit sie für jedermann transparent werden.
Ein erhöhtes Risiko bußgeldrelevanter Versäumnisse sehen wir immer nach dem Inkrafttreten von gesetzlichen Neuerungen, wie jetzt zum 01.01.2020. Es besteht die Gefahr, dass relevante Neuregelungen zu spät, unvollständig oder gar nicht erkannt werden und dadurch Versäumnisse entstehen. Im Rahmen eines Geldwäsche-Health-Checks prüfen wir gerne für Sie, ob Ihr vorhandenes Geldwäscherisikomanagement den neuen gesetzlichen Anforderungen genügt und entwickeln mit Ihnen gemeinsam ein Konzept zur aufsichtskonformen Schließung möglicher Gaps.
Wir prüfen für Sie, ob Ihr Unternehmen zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes gehört und zeigen Ihnen, welche Vorschriften des Geldwäschegesetzes für Ihre Geschäftstätigkeit relevant sind.
